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Rilevazione presenze in azienda. L’utilizzo dei badge

Fino a qualche anno fa i metodi per la rilevazione presenze in azienda consistevano quasi esclusivamente nell’utilizzo di orologi timbra cartellini: un orologio in grado di creare su un cartellino in carta una stampigliatura con l’ora e il giorno preciso. Oggi tali dispositivi sono stati sostituiti con rilevatori di presenze che sfruttano un badge aziendale di nuova generazione.

Perché rilevare le presenze
La questione della rilevazione presenze è più o meno importante a seconda dell’azienda e del tipo di attività che vi si svolge. In linea generale l’utilizzo di un sistema di rilevazione delle presenze serve per poter avere sott’occhio l’ingresso e l’uscita di ogni dipendente, per poter predisporre le paghe mensili, considerando anche le ore di lavoro straordinario, i permessi e i giorni di ferie. In alcuni settori produttivi sono presenti anche dipendenti con contratti diversi tra loro, questo porta alla necessità di poter avere a disposizione dati certi e facilmente riconoscibili che riguardano ogni singolo dipendente. Si devono poi considerare anche le situazioni particolari, come ad esempio i varchi ad alcuni settori aziendali cui hanno accesso solo specifiche figure: i sistemi di rilevazione in questo caso non devono solo controllare l’orario del giorno in cui tale dipendente accede all’area, ma anche verificare che lo specifico dipendente abbia le credenziali necessarie ad effettuare l’accesso in data area.

Gli strumenti oggi disponibili
Oggi nella maggior parte delle aziende gli orologi timbra cartellini sono stati sostituiti con sistemi di rilevazione più aggiornati e al passo con i tempi. Tali sistemi sono gestiti con software in grado di trasferire i dati raccolti e di permettere di utilizzarli come meglio sic rede. Alcuni dispositivi sono anche connessi alla rete locale dell’azienda: i dati raccolti arrivano direttamente al consulente esterno che prepara le paghe o all’ufficio interno di gestione del personale. Oltre a questo si possono utilizzare badge di nuova generazione, che alcune aziende del settore permettono di creare in modo originale e specifico per ogni azienda. Sono infatti disponibili badge personalizzati, con il lago aziendale o anche con una foto del proprietario. I badge di questo genere possono anche contenere informazioni aggiuntive, come ad esempio le credenziali che riguardano l’accesso a diversi settori di una singola azienda, o alle sedi posizionate in diverse aree geografiche.

I sistemi di lettura dei badge
Oltre ai badge di nuova generazione sono oggi disponibili anche lettori e rilevatori di presenza di nuova generazione. La necessità di utilizzare questi nuovi dispositivi è correlata anche alle problematiche che riguardano gli ingressi in azienda. Nella maggior parte delle imprese infatti buona parte del personale accede agli uffici, o agli impianti produttivi, nel medesimo momento della giornata. Avere a disposizione un lettore di badge a sfioro, o che funziona a distanza, senza bisogno di presentare il badge vicino al lettore stesso, sono elementi che possono rendere più semplice e fluido l’ingresso in azienda ogni mattina, e l’uscita nel corso della giornata. La tecnologia RFID infatti permette di riconoscere un badge anche a distanza, per un rapido controllo degli accessi e delle presenze in azienda.